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セキュリティ体制について

セキュリティに関する取り組み
 
弊社は、依頼人さまの情報を適切に管理する義務を負っております。

本ページでは、弊社のセキュリティ体制について、ご説明いたします。

防犯、セキュリティに関して、完璧なものはあり得ません。
しかしながら、依頼人さまの情報を漏えいしないため、最大限の努力と設備投資を行っています。
具体的な内容
 
防犯セキュリティシステムの導入

警備会社と契約し、防犯システムを導入しています。

事務所に職員が不在のとき、常に、警備システム(セキュリティシステム)が作動しています。

各種防犯センサーなども完備しています。

警備会社の方から聞きましたが、全国の士業と呼ばれる業界に入る事務所のうち、防犯システムを導入しているのは、数パーセントだそうです。

自社の情報を預託することになるわけですから、私(崎田)が依頼人さまの立場であれば、「警備システムを契約している事務所に頼みたい」と考えて、約5年前から契約しています。

機密書類の溶解処理
弊社 では、ご依頼人さまの

・個人情報が印字された書類

・申請書類

・複写書類

について、法律上の保管期間が終了したのち、専門会社に溶解処理を委託しています。

これは委託会社からの溶解完了証明書です。


※実物には、溶解処理会社、伝票番号などが記載されていますが、ここでは、塗りつぶしております。
書類保管体制
申請実務、法務実務を行っておりますと、過去の書類が膨大となります。

行政書士には、行政書士法により、一定期間の書類保管義務がございます。

必要性の低いものについては、まずはスキャニングによりデータ化を行います。
その後、法令に従い保管しますが、当該保管については、セキュリティ体制の整った書類保管業者と契約しております。



なお、書類保存期間が経過したものから、専門会社による溶解処理へ移行する体制を採っております。
行政書士賠償責任補償制度への加入
万が一、弊社 の過失により、依頼人さまへ損害賠償責任が生じた場合、誠意をもって対応するとともに、賠償できる財源が担保されなくてはならないと考えております。

したがって、日本行政書士会連合会の行政書士賠償責任補償制度に加入しています。ちなみに最上位に近い保険額です。

もちろん、この補償制度を利用するケースは、いままでゼロです。


※保険番号等の特定情報は、一部、塗りつぶしています。ご了承下さい。
内部統制
弊社 の職員、使用人行政書士と弊社 とは機密保持契約(誓約書)を取り交わしています。

依頼人さまの情報を、弊社 外に持ち出すこと(インターネットを含む)は、申請を行うなどのやむを得ない場合を除き、禁止しています。

社会貢献活動の一環として、毎年夏に受け入れを行っている「大学生インターンシップ」の際も、大学生から機密保持の誓約書を受領、保管しています。
システム管理を専門の事業者に委託
ネットワークの正常な稼働、ネットワークセキュリティ対策のため、専門のシステム事業者に委託しています。
もちろん、当該事業者とは、業務委託契約および機密保持契約を締結しています。


すべてのPCへのセキュリティソフトのインストール

これは当然かもしれませんが、事務所全体について、パソコンにセキュリティソフトをインストールしています。定期的に、ウィルス等のチェックもかけております。



なお、各PC内のセキュリティ対策(ウィルスソフトのインストール、ファイヤーウォール等の設定)について、専門の事業者に、その設定・管理を委託しています。
当該事業者と弊社 との間の機密保持契約は、締結済みです。

     
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